martes, 24 de mayo de 2011

Pasos para crear una Empresa






















EN BUSCA DE LA IDEA


Debe ser realista y poder presentarse como viable. No se trata de encontrar un negocio que revolucione el mercado, sino de detectar un hueco, una oportunidad que nadie haya aprovechado.

Lo primero que se tiene que saber a la hora de emprender un negocio empresarial es qué se quiere hacer, es decir, qué proyecto de negocio tenemos. A ello se suele llegar por dos caminos distintos:
 - Se nos ocurre una idea de negocio nueva, original, que no existe en el mercado, que nos va a llevar a abrir nuevos mercados, nuevas necesidades, etc.;
- Desarrollando un producto o servicio que ya existe y lo que hacemos es darle otro aire nuevo, otra forma de poder captar las necesidades que se habían creado pero que no han quedado satisfechas por alguna razón que nosotros hemos detectado y valorado como importante.

 

CONSULTA DE NOMBRE

Confirme que el nombre que usted quiere usar para su establecimiento de comercio, no ha sido registrado. Gracias al Registro Único Empresarial (RUE), el control del nombre para su nueva empresa se hace a nivel nacional. Puede hacerlo a través de internet en:
- http://www.ccb.org.co/portal/default.aspx (Cámara de Comercio de Bogotá)
- http://www.rue.com.co   (Registro único empresarial)
De manera presencial en cualquiera de nuestras sedes, Centros de Atención Empresarial (CAE) o en los SuperCades.




·         Antes de consultar un nombre tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
·         De acuerdo con la Ley, la Cámara de Comercio no registra nombres iguales a otros que ya se encuentren inscritos. En consecuencia no se matricula a una persona natural o jurídica, ni a un establecimiento de comercio, sucursal o agencia que tenga el mismo nombre de otro ya inscrito.
·         La inscripción por parte de la Cámara de Comercio de un nombre no significa que él no genere confusión o error en el mercado.
·         Tenga en cuenta que la inscripción en el registro mercantil de un nombre similar a otro ya inscrito no impide la posible aplicación de sanciones por la autoridad competente.
·         Para evitar posibles sanciones legales, evite matricular nombres que puedan generar confusión con otras ya registrados.
·         Es conveniente que el nombre que se pretende utilizar sea tan distinto como sea posible de los que ya se encuentren registrados en la Cámara de Comercio.
·         La Cámara de Comercio no se encuentra autorizada para reservarle un determinado nombre. Si entre el tiempo de la consulta del nombre y el momento en el que se presente para inscripción el nombre respectivo ya se ha inscrito otro igual, no podrá accederse al registro. La consulta no le garantiza ninguna prioridad al nombre ni ningún derecho a usarlo. Para evitar este inconveniente realice su matrícula lo antes posible.
·         No son diferenciadores las expresiones que identifican el tipo societario o que por ley deben añadirse al nombre (Ltda, S.A, S en C). Por ejemplo, el nombre Carros Especiales S en C se considera idéntico al nombre Carros Especiales Ltda.
·         Tenga en cuenta que en caso de duda conviene que se acerque a alguna de nuestras sedes para preguntar expresamente por la posibilidad de inscribir un determinado nombre.




·         Las consultas siempre se mostrarán en orden alfabético, de acuerdo con el nombre consultado.
·         Evite el uso de signos o símbolos dentro del nombre, por ej: p@rqueadero.
·         Se deben realizar las consultas del nombre de diferentes formas, ya que pueden existir nombres que fonéticamente suenan iguales, pero se escriben en forma diferente, ej: Soni, sony, Zoni; casa, Kasa.
·         Tenga en cuenta los diminutivos, es decir, realice consultas por ej: carro y carrito, Zona de impacto y Zonita de impacto.
·         Consulte los nombres compuestos, por ej: casaestrella y casa estrella, para asegurarse de no crear una empresa con un nombre muy similar a otra.
·         Digite las palabras que el nombre va a contener, teniendo en cuenta que entre más cantidad de palabras escriba, más rápida será la búsqueda. Por ej: si desea consultar el nombre "Granero Central", puede obtener la búsqueda digitando solamente la palabra granero; pero para hacerla más breve puede utilizar la otra palabra que existe dentro del nombre, así: "Granero Central".
·         Los lugares geográficos, puntos cardinales, nombres de calles o carreras o los números de éstas, son diferenciadores.
·         Ejecute la búsqueda del nombre tanto en plural como en singular, por ej: horizontes y horizonte.
·         Buscar las palabras compuestas en forma conjunta y separada ya que el resultado no es el mismo, ej: DISTRINET Y DISTRI NET.
·         Buscar con espacios, puntos o guiones, ej: R O N D A y RONDA.
·         Evite usar nombres en un idioma diferente al español.
·         Es muy importante tener en cuenta el tipo de actividad que se desarrollará antes de buscar el nombre, dado que pueden existir varios genéricos que no siendo iguales gramaticalmente significan lo mismo, por ej: bar y taberna, granero y tienda mixta, boutique y almacén de ropa, etc.


TRAMITES NOTARIALES

 Consulta de nombre.

Verificar en la Cámara de Comercio de su jurisdicción que no exista Nombre o Razón Social igual o similar al Establecimiento de Comercio que se quiere registrar (Personas Naturales y Sociedades Comerciales). Con lo anterior se conserva el principio de homonimia, “un solo establecimiento con un solo nombre”.


RUE – Registro Único Empresarial.

El control nacional permite que el registro de nombres de sociedades y establecimientos de comercio sea controlado no solo en la jurisdicción en la cual se realiza su inscripción, sino también a escala nacional. Esta consulta facilita conocer si existen o no otras empresas o establecimientos con el mismo nombre de la empresa que el empresario desea registrar.

Consulta de marca y patentes.

http://www.sic.gov.co/ (Superintendencia de Industria y Comercio)

Si se quiere registrar la marca que se tiene pensada para el producto o empresa, debe verificar que el conjunto de signos y características del logo o lema que lo identifican no estén registrados por otro producto ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

Registrar una marca o patente es un procedimiento que realizan los empresarios ante la Superintendencia de Industria y Comercio para obtener exclusividad ya sea en el uso de su nombre comercial o de respaldar su título como inventor de un producto innovador.



Consulta de actividad económica.

Todas las actividades económicas de las empresas se deben identificar de acuerdo con el Código Internacional Industrial Uniforme denominado CIIU y adoptado por nuestro país para la Clasificación Empresarial, a través de la Clasificación Nacional de Ocupaciones.

 
Obtención del Certificado de Existencia y Representación Legal

El Certificado de Existencia y Representación Legal se requiere para las Sociedades Comerciales, mientras que para las Personas Naturales se requiere el Registro de Matrícula Mercantil.

Una empresa necesita el Certificado de Existencia y Representación Legal para demostrar aspectos como: antigüedad y fecha de expiración, domicilio, socios, capital, representante legal, facultades de este para comprometer o no a la empresa y su objeto social, entre otros. En general, este se constituye como un resumen del contenido de la Escritura Pública.
Este certificado es documento indispensable ante la DIAN, en la Administración de Impuestos Municipales, el ICBF, el Sena, las Cajas de Compensación Familiar, para conseguir préstamos bancarios o créditos con Proveedores.

Es una obligación de todos los comerciantes renovar anualmente, antes del 31 de marzo de cada año, su matrícula mercantil y de establecimientos de comercio.

Uso de suelos


Permite conocer en tiempo real los usos admitidos o no para el ejercicio de una actividad económica determinada en una dirección específica de la ciudad de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) y la reglamentación existente de acuerdo con la jurisdicción que corresponda, ya sea Barranquilla, Bogotá, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Medellín u otra.

Mientras opere el establecimiento, este debe cumplir con los requisitos para su ubicación definidos en la normativa que los regula y de las entidades competentes en materias tales como: la racional mezcla de usos, respeto y manejo del espacio público, parqueaderos, control de impactos ambientales, intensidad y conflictos funcionales, horarios, condiciones locativas, etc.
 
Trámite ante la DIAN.


Realizar inscripción en el Registro Nacional de Vendedores y  asignación del Número de Identificación Tributario (NIT), Registro Único Tributario (RUT), que es la base de datos que lleva la Administración Tributaria a escala nacional de los contribuyentes, la cual comprende la información básica de los mismos con fines estadísticos y de control. Con el RUT a cada contribuyente se le asigna un NIT.

El Número de Identificación Tributaria (NIT) es la expresión numérica eminentemente tributaria o fiscal que identifica ante Impuestos Nacionales, así como ante otras entidades públicas y privadas, a los contribuyentes y declarantes.

La inscripción en el RUT es indispensable para cumplir con las obligaciones tributarias administradas por la DIAN y relacionadas con los contribuyentes responsables del impuesto sobre la Renta e IVA, agentes retenedores y para que los usuarios aduaneros puedan realizar sus operaciones de comercio exterior (importaciones y exportaciones). Es indispensable también sacar copia del registro para presentarlo ante Cámara de Comercio para el momento de la matrícula e inscripción.

Registro de Libros Contables ante Cámara de Comercio
        
De acuerdo con la ley, los comerciantes y empresarios deben registrar sus libros contables en la Cámara de Comercio de su jurisdicción. Su destino es suministrar un fundamento razonable a la fidelidad de los asientos o de su contenido.

El proceso de registro de los Libros en la Cámara de Comercio lo pueden realizar los comerciantes y empresarios en el momento de la matrícula. Para ello, solo basta con diligenciar un formulario y efectuar el pago respectivo.
Puede llevarlos físicamente marcados con la solicitud correspondiente o adquirirlos en cualquiera de las taquillas del Centro de Atención Empresarial de la Cámara de Comercio.

Los libros más usuales son:
 • Diario
 • Libro Mayor y Balances
 • Inventarios
 • Libro de Actas
 • Registro de Socios
• Registro de Asambleas y de Juntas


Registro ante el INVIMA


Según el Artículo 41 del Decreto 3075 de 1997, “todo alimento que se expenda directamente al consumidor como: alimentos, medicamentos, productos de aseo o cosméticos, bajo marca de fábrica y con nombres determinados, deberá obtener el Registro Sanitario expedido ante el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos – INVIMA”.

Por lo anterior, están obligados a realizar el trámite de solicitud de dicho registro los alimentos procesados, las bebidas alcohólicas, los cosméticos, los productos de  aseo y farmacéuticos. Además son exigidos estos como requisito de comercialización por parte de las grandes y pequeñas Cadenas de Distribución.



¿Qué se debe tramitar?

• Solicitud Registro Sanitario o Solicitud Modificación Registro Sanitario
 • Solicitud Certificado de Calidad de Alimentos y Bebidas Alcohólicas, Aprobación de Empaques y Rótulos
 • Certificado de Capacidad de Producción Técnica
 • Certificado de Capacidad de Buenas Prácticas de Manufactura


Afiliación de Empleados a EPS, AFP y ARP

Es un deber de todo empresario o empleador afiliar a sus trabajadores a una Entidad Promotora de Salud (EPS), a una Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y a una Administradora de Riesgos Profesionales (ARP).

Por otra parte, es un derecho del empleado escoger la EPS de su agrado o conveniencia, al igual que puede seleccionar el Fondo de Pensiones que crea le genera mayor rentabilidad o sea de su agrado también.

En lo que respecta a la Administradora de Riesgos Profesionales (ARP), el empleador o empresario la selecciona por el respaldo o garantía que esta le brinde con respecto a la conformación de los comités de salud ocupacional o de paridad.

Inscripción de la empresa a una Caja de Compensación Familiar, al ICBF y al Sena

Estas tres entidades conforman las denominadas Cargas Parafiscales, las cuales son un aporte del empleador o empresario sobre el valor pagado de la nómina, sin  incluir el subsidio de transporte. Se paga el 9%, el cual es distribuido de la siguiente manera:

• Servicio Nacional de Aprendizaje –Sena: 2%


 • Instituto Colombiano de Bienestar Familiar –ICBF: 3%


 • Caja de Compensación Familiar –CCF: 4%


El pago de los aportes parafiscales es requisito para la deducción de salarios en la declaración de renta.

A partir de la promulgación de la Ley 590 de julio 10 de 2000 (Ley MIPYME) a través del artículo 43 se estimula a las micro, pequeñas y medianas empresas con una reducción del 75% para el primer año, del 50% para el segundo año y del 25% para el tercer año, en el pago de estos aportes.

Para llevar a cabo de manera eficiente los trámites 1.8 y 1.9 sugeridos en esta Guía, se ha creado por parte del Gobierno un nuevo sistema que permitirá a los aportantes realizar el pago integrado de los aportes a la Seguridad Social y demás Parafiscales, a través de transferencias electrónicas de fondos con la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes –PILA–, en formato electrónico.

Otros documentos

 • Licencias Ambientales: Son autorizaciones otorgadas por la autoridad ambiental pertinente en cada jurisdicción y debe ser solicitada por aquellos empresarios que ejercen actividades que producen grave deterioro a los recursos naturales renovables o al medio ambiente o introducen modificaciones considerables al paisaje.
Entre estas licencias están: Permiso de Vertimientos, Permiso de Concesión de Aguas Subterráneas, Solicitud de Certificado de Cumplimiento, Licencia Ambiental, Registro de Avisos, Registro de Vallas y Murales Artísticos.

• Visita del Cuerpo Oficial de Bomberos: Antes del Decreto 2150 de 1995 (suspensión de trámites), existía la licencia de funcionamiento en la cual era obligatorio obtener el permiso de los bomberos. A partir de enero de 1996, algunas empresas lo solicitan a petición de las compañías de seguros; otras lo hacen por seguridad, previniendo futuros desastres. Los bomberos recomiendan: Clase de extintores, número requerido en el local o planta, sistemas eléctricos, manejo de combustibles, entre otras normas de seguridad industrial e integral. Las solicitudes más frecuentes son de Revisión de Seguridad para Espectáculos Públicos y para Revisión Técnica de Seguridad del Establecimiento.

• Matrícula Sanitaria ante Secretaría de Salud: Esta matrícula sanitaria, o permiso sanitario, la deben tener todos los establecimientos que manipulen o preparen alimentos de consumo humano o animal y la deben tramitar ante la respectiva Secretaría de Salud de la Alcaldía. Lo más exigido en este tema son las Licencias de Transporte de Alimentos y los Cursos de Manipulación de Alimentos, según los casos.

• Derechos de Autor, Sayco y Acinpro: Este derecho lo tienen que pagar todos los establecimientos cuya actividad comercial necesita de la música para disfrute de sus clientes, como por ejemplo: Teatro.


Pasos para la creación de empresa

El primer paso por seguir es contratar a una persona legalmente competente (en ese caso un abogado) para realizar el ACTA CONSTITUTIVA DE LA EMPRESA o en su defecto dirigirse a una NOTARÍA. El principal documento que debe presentar es la cédula de ciudadanía. Si por algún motivo el empresario o quien desee constituir la empresa no cuenta con los recursos necesarios para la aprobación de esta, se puede dirigir a entidades que apoyan emprendimientos.

 INSTRUCTIVO
• Que quien presenta los documentos, sea el representante legal escogido por la sociedad si esta ya existiere.
 • En dichos documentos debe constar: los socios que harán parte de la sociedad, así como el cargo y cédula de ciudadanía.
 • Conocer qué tipo de sociedad se va a constituir y definir su intención de lucro.
 •  Radicar la descripción de funciones de acuerdo con los cargos que cada uno va a desempeñar, con sus firmas correspondientes.
 • Registro de la firma del representante legal.
 • Apertura de una cuenta comercial para soportar la razón social de la empresa nueva.
 • Con todo lo anteriormente diligenciado se procede a la obtención del registro mercantil.
 • Con el registro mercantil se pueden expedir los siguientes certificados en el siguiente orden: registro único tributario (Rut), número de identificación fiscal (NIF) y registro de información fiscal (RIF)
 • Adicionalmente se solicita ante la alcaldía la patente de industria y comercio, según donde esté ubicada la empresa.

Importante también inscribirse en los ministerios correspondientes y afiliarse al sistema de seguridad social al igual que a los empleados.

Requisitos mínimos para funcionamiento para presentar ante los distintos organismos de control y vigilancia:

• Fotocopia del registro mercantil
 • Solvencia del dueño del local
 • Certificación del cuerpo de bomberos
 • Fotocopia del RIF
 • Fotocopia de la cédula de ciudadanía
 • Información para contactos (dirección, teléfono, buzón, correo, etc.).
 • Constancia de tramitación de la patente
• Carta de permiso de zonificación
• Carta de aprobación de asociación de vecinos
 • Soportes de inscripción ante los ministerios correspondientes

RUT
 ¿Qué es el Registro Único Tributario, RUT?
Es el mecanismo único para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la DIAN.

 ¿Para qué sirve el RUT?
El RUT le permite a la DIAN contar con información veraz, actualizada, clasificada y confiable de todos los sujetos obligados a inscribirse en el mismo, para desarrollar una gestión efectiva en materia de recaudo, control y servicio que a su vez facilite el cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias así como la simplificación de trámites y reducción de costos.

¿Quiénes están obligados a inscribirse en el RUT?
- Las personas y entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta,
- Las personas y entidades no contribuyentes, declarantes de ingresos y patrimonio,
-Los responsables del impuesto sobre las ventas pertenecientes a los regímenes común o simplificado,
- Los agentes retenedores,
- Los importadores y exportadores,
- Las demás personas naturales o jurídicas que participen en las operaciones de importación, exportación y tránsito aduanero,
- Los profesionales en compra y venta de divisas, y
-. Las personas o entidades no responsables del impuesto sobre las ventas, que requieran la expedición de NIT, cuando por disposiciones especiales estén obligadas a expedir factura.

¿En qué momento debo inscribirme en el RUT?
Tratándose de nuevos obligados, la inscripción deberá efectuarse en forma previa:
- Al inicio de la actividad económica.
- Al cumplimiento de obligaciones administradas por la DIAN.
- A la realización de operaciones en calidad de importador, exportador o usuario aduanero.

 ¿Qué vigencia tiene la inscripción en el RUT?
La inscripción en el RUT tendrá vigencia indefinida y en consecuencia no se exigirá su renovación, salvo que se presenten situaciones que exijan su actualización.

¿Cómo me inscribo?
La inscripción en el RUT comprende: diligenciamiento del formulario oficial, presentación ante la Administración y demás puntos habilitados para el efecto, y formalización de la inscripción.

El diligenciamiento del formulario puede hacerse por internet ingresando a la página web de la DIAN, o asistido por un funcionario acreditado en los puntos de atención autorizados por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

¿Qué documentación se requiere para diligenciar el formulario de inscripción en el RUT?
Para diligenciar el formulario, que no se consigue en documento físico, solamente por internet, se requiere tener a disposición los documentos e información relativa a la identificación, constitución, representación, revisoría fiscal, establecimientos de comercio, matrícula mercantil, y demás documentos pertinentes dependiendo las características del obligado y las responsabilidades que tenga frente a la DIAN.


RUP
REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES.

El registro de proponentes es un registro público que deben llevar las Cámaras de Comercio desde la expedición de la Ley 80 de 1993, en el cual se deben inscribir todas las personas naturales o jurídicas que aspiren a celebrar con las entidades estatales, contratos de obra, consultoría, suministro y compraventa de bienes muebles.

Para la inscripción en el registro de proponentes el Gobierno Nacional adoptó el formulario único, estableció los documentos indispensables para realizar la inscripción y aprobó el modelo de certificación que expiden las cámaras de comercio. Con la información contenida en el formulario, los anexos y documentos presentados, la proveniente de las entidades estatales, relacionada con contratos ejecutados, multas y sanciones, las cámaras de comercio conforman un registro especial de inscritos, clasificados y calificados por actividades (constructores, consultores y proveedores), especialidades y grupos, de acuerdo con la naturaleza de los bienes y servicios ofrecidos, y expiden las certificaciones o informaciones que sobre el mismo se les solicite.

¿QUIÉNES DEBEN INSCRIBIRSE EN EL REGISTRO DE PROPONENTES?

- CONSTRUCTORES
- CONSULTORES
- PROVEEDORES


ESCRITURA PUBLICA

La escritura pública es un documento en el que se hace constar ante Notario público un determinado hecho o derecho autorizado por un fedatario público (notario), que da fe sobre la Capacidad jurídica de los otorgantes, el contenido del mismo y la fecha en que se realizó. La escritura pública es un instrumento notarial que contiene una o más declaraciones de las personas intervinientes en un acto o contrato, emitidas ante notario con el lleno de los requisitos legales propios y específicos de cada acto, para su incorporación al protocolo.

Se requiere de un notario que de fe sobre las personas, documento y hechos participantes en la escritura. Pues bien, respecto al notario y a su capacidad para dar fe pública, la ley colombiana ha contemplado lo siguiente:
“Art. 1.- El notariado es un servicio público e implica el ejercicio de la fe notarial. La fe pública o notarial otorga plena autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y a lo expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos que la ley establece.

Art. 2.- El notario ejercerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado en el reparto.
Art. 3.- El notario no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente prohibido por la ley.
De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato advertirá a los comparecientes y si estos insistieren lo autorizará, dejando constancia de ello en el instrumento”. (Decreto 2148 de 1983)




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